Как измерить эффективность?

Поскольку мой блог называется «Эффективное управление», то, наверное, настало время поговорить о том, а что же такое эффективное управление и, самое главное, как померить эту пресловутую эффективность? Начнём мы с краткого обзора современных подходов к оценке эффективности.

В настоящее время «эффективность» относится к одной из распространённых категорий, которая широко и многообразно используется в различных сферах организационной деятельности. Призыв повысить эффективность становиться ключевым в деятельности любых современных организационных систем.

Проведённый мной анализ литературы, посвящённый проблемам эффективности, показал, что существует несколько методологических подходов к оценке эффективности организации. При этом специфика той или иной методологии определяется главным образом в различии видения самой организации, понимания её места и роли в социальной и природной среде.

В соответствии с наиболее ранним подходом к оценке эффективности организация рассматривается как целенаправленная система созданная, для достижения специфических для каждой организации целей.

Эффективность организации при таком подходе рассматривается как степень достижения её целей.

При другом подходе к оценке эффективности, последняя определяется, как способность организации использовать среду для приобретения редких и ценных ресурсов. По мнению авторов данной концепции, чем выше способность организации использовать окружающую среду для получения необходимых ресурсов, тем выше её эффективность.

Третий подход к оценке эффективности базируется на изучении внутренних процессов в деятельности организации. В рамках данной методологии эффективной будет считаться такая организация, в которой отсутствует напряжённость между подразделениями и между сотрудниками, члены организации сплочены, внутреннее функционирование организации стабильно, соответствует общепринятым нормам, информация передаётся без искажений в различных направлениях и т.д.

Четвёртых подход рассматривает эффективность через призму удовлетворённости основных клиентов и заказчиков. Организация эффективна настолько, насколько хорошо она отвечает требованиям и ожиданиям основных групп клиентов или насколько велика степень удовлетворённости указанных групп.

Пятый подход предполагает рассмотрение организации как естественной социально-технической системы. Повышение эффективности организации обеспечивается путём совершенствования структуры и минимизации затрат на переработку ресурсов в продукты.

Некоторые специалисты в области управления предлагают подходить к определению понятия эффективность описательно, определяя его как качественную характеристику. К примеру, автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови, понятие эффективность рассматривает с позиции правильного управления, а также развития умственного, эмоционального, лидерского и управленческого потенциала личности. Звучит красиво, но непонятно, что такое «правильное управление» и «эмоциональный потенциал личности» и самое главное, как они влияют на эффективность.

Традиционные представления об эффективности (для социально-экономических систем) в основном сводятся к соотношению объёмов выпущенного продукта и понесённых на него затрат. Из этого можно сделать вывод о наличии двух путей для повышения эффективности организации: первый – увеличивать объём выпуска продукта, а второй – сокращать затраты на его производство. В этом случае эффективность фактически становиться синонимом рентабельности. Но можно ли через рентабельность сделать вывод об эффективности? Попробуйте, используя критерий рентабельности, ответить на вопрос: «Кто более эффективен? Маленькая булочная с рентабельностью 40% или нефтяная компания с 15%.

Таким образом, показатель рентабельности абсолютно нам не подходит в качестве средства измерения эффективности.

Одним из синонимов эффективности является успех. А где мы можем наиболее ярко увидеть успех? На войне и в спорте. Победил в сражении – это успех. Прибежал быстрее других, прыгнул выше и т.д. – тоже успех. Но, что есть успех в бизнесе? Наверное, тоже, что и в любом другом виде деятельности, - достижение поставленной цели. Однако возникает вопрос: как измерить успех? Поскольку в бизнесе как на войне или в спорте, главное – это достижение результата, то первым измеряемым показателем успеха – будет результативность, то есть мера достижения цели. Согласитесь, что перепрыгнуть яму на 100% или только на 95% две большие разницы. Полководец Пирр победил в сражении, результат налицо. Но при этом он произнёс одну довольно странную фразу: «Ещё одна такая победа, и мы погибли». Если ты победил, т.е. абсолютно результативен, то при чём здесь гибель? Как оказалось победа досталась Пирру слишком дорогой ценой и состояние победителя было ничуть не лучше побеждённого. Отсюда и пошло выражение «Одержал Пиррову победу» - доставшуюся ценой неоправданных потерь. Следовательно, нам необходим ещё один показатель эффективности.

Победа есть, цель достигнута, но какова цена победы. Появляется второе измерение успеха – цена победы. Что бы быть успешным (читай эффективным), необходимо не только добиваться результата, но делать это за минимально возможную цену.

Поэтому второе измерение успеха, называется экономичность, - уровень цены, заплаченной за его достижение.

Любая цель предполагает её достижение, а способность человека или организации достигать поставленной цели именуют результативностью. Результативность можно измерить процентом достижения цели.

Таким образом, формула результативности будет выглядеть следующим образом:

                                              

РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ =  фактическое значение результата  Х 100%

                                          плановое значение результата

            Однако достижение цели предполагает и расход ресурсов. Таким образом, у результата всегда есть цена его достижения. Способность организации или человека минимальным образом расходовать ресурсы необходимые для достижения цели – называется экономичностью. Таким образом, экономичность – это всегда отношение потраченных ресурсов к полученному результату. Экономичность измеряется в процентах или в единице ресурса на единицу результата (тогда без умножения на 100%).

            Формула экономичности будет выглядеть следующим образом:

               ЭКОНОМИЧНОСТЬ = расход ресурсов   Х  100%

                                                                             значение результата

            Теперь мы имеем два измерения успеха, руководствуясь которыми сможем сформулировать определение эффективности. Эффективность – это показатель способности системы быть одновременно результативной (т.е. способной достигать поставленных целей) и экономичной (т.е. затрачивать как можно меньше ресурсов).

            И поскольку мы теперь знаем, как рассчитать результативность и экономичность, то без особого труда сможем вывести формулу эффективности:

ЭФФЕКТИВНОСТЬ = результативность  Х  100%

                          достигнутая экономичность

         У выведенных нами показателей эффективности (результативность и экономичность) есть ещё одно полезное свойство. Используя их, мы можем произвести сравнительный анализ любых систем (людей, подразделений, организаций и т.д.). Сделаем мы это с помощью матрицы эффективности:

В получившейся матрице, эффективными могут считаться только те системы, которые находятся в квадрате 1. У остальных либо недостаточно результативности при достигнутой экономичности, либо недостаточно экономичности при достигнутой результативности. Таким образом, результативные и экономичные - это значит успешные, т.е. добивающиеся поставленных целей при заданном уровне расхода ресурсов. Одним словом - эффективные.

Практическое задание: Оцените эффективность своего бизнеса с помощью критериев результативность - эффективность. В какой квадрат попадает ваша организация? Достигает ли она поставленных целей на 100%? Экономично ли при этом расходуются ресурсы, в том числе и управленческие? Если организация не попала в квадрат № 1 какие причины этому способствуют? Обсудите это со своей управленческой командой.

Выполнив это задание, оцените собственную управленческую эффективность как собственника и как руководителя. Насколько вы результативны? А как обстоят дела с экономичностью? Сделайте хронометраж своего рабочего дня и определите решению, каких задач вы в течение дня потратили наибольшее количество времени? Насколько указанные задачи были приоритетны? Их решение продвинуло ваш бизнес к достижению поставленной цели? Можно ли делегировать эти задачи вашим подчинённым? 

Ваш бизнес может больше!

P.S. Испытываете трудности в повышении эффективности вашего бизнеса, хотите задать вопрос, высказать восхищение, одобрение, критику, поделиться результатами выполнения практических заданий, обсудить пост с автором, пишите alexpokrov72@mail.ru

P.S.S. Если Вы считаете, что эта информация будет интересна кому-то из Ваших коллег, друзей или клиентов, может помочь ему в бизнесе и в жизни - пожалуйста, перешлите ему ссылку на данный пост. Вы также можете рекомендовать этот пост в социальных сетях, нажав на соответствующую кнопку.