В июльском номере журнала: ". DOC" вышла моя статья: "Как управлять повседневным хаосом", посвящённая антикризисным приёмам "управления временем".
В ней я высказал мысль о том, что сам термин "управление временем" идёт от лукавого, поскольку временем управлять нельзя. Управлять можно только самим собой (скачать электронную версию журнала и познакомиться с антикризисными приёмами тайм-менеджмента можно по следующей ссылке: http://consultantkomi.ru/presscenter/718).
В развитие темы эффективного управления временем, предлагаю вашему вниманию статью Элизабет Грейс Сондерс - коуча по эффективному менеджменту времени, учредителя компании Real Life E Time Coaching & Training и автор книги «The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success
With Less Stress».
При правильном подходе
привычка составлять ежедневный и еженедельный план поможет вам всегда сохранять
спокойствие и уверенность в жизни. Однако чрезмерное увлечение распорядком дня
порой может обернуться стрессом и постоянным чувством беспокойства, когда вам
будет казаться, что лучше б вы и не начинали ничего планировать.
Проводя тренинги по
управлению временем, я заметила: в основном, люди начинают испытывать стресс
тогда, когда они не понимают, как совместить организованный распорядок дня с
непредвиденными обстоятельствами и спонтанными событиями. Вместо того, чтобы
спокойно принять перемены как неизбежную часть рабочего процесса, они начинают
раздражаться на себя и на окружающих, едва что-нибудь пойдет вразрез с их
планами, будь то перенос встречи или неожиданная проволочка. Они могут
заставить всех нервничать, отказываясь браться за работу под предлогом нехватки
времени для решения вопроса наилучшим образом. Например, если срок, отведенный
на некий проект, пришлось сократить с трех часов до полутора, они, возможно, не
захотят даже начать над ним работать.
Чтобы по-настоящему
воспользоваться преимуществами планирования дня или недели и избежать всей этой
нервотрепки от его «побочных эффектов», следует отнестись к проблеме с большим
спокойствием. В своей книге «How to Invest Your Time Like Money» я советую
людям применять семь способов достижения эффективности, которые работают только
при условии планирования. Для того чтобы при этом сохранить позитивный настрой,
необходимо быть готовым открыто и спокойно принять непредвиденные
обстоятельства.
Намерения имеют значение. Вряд ли вы захотите лететь на самолете, не зная, где
он приземлится, ведь он может унести вас совсем не туда, куда надо. Так же и с
организацией времени: вы должны знать заранее, где в итоге вы хотите оказаться
и какие шаги вам следует предпринять для этого. Безусловно, пилотам порой
приходится менять маршрут, а то и совершать незапланированную посадку из-за
погодных условий. Однако то, что у них есть четкий пункт назначения, сильно
повышает шансы пассажиров в конце концов прибыть в нужное место. Так и вы
добьетесь лучшего результата, если наметите задачи на день. В следующий раз,
когда всплывет нечто непредвиденное, нарушит все ваши планы и заставит вас
усомниться в самой идее эффективной организации времени, напомните себе одну
простую вещь. Ваши первоначальные намерения задали траекторию движения и дали
вам необходимый импульс, чтобы достичь конечной цели, даже если в пути иногда
приходится менять курс.
Пересмотрите свое понимание идеального результата. Один из клиентов
как-то спросил меня, добивается ли кто-нибудь выполнения всех поставленных
задач. Я ответила, что 100% достижение целей за день — большая редкость. Для
большинства людей хороший результат — когда удается сделать 60—70% из того, что
они для себя наметили. Позже, поразмыслив еще немного, я поняла, что на этот
вопрос лучше было бы ответить по-другому: идеальный результат определяется
вашей уверенностью в том, что вы правильно распорядились своим временем, исходя
из сведений, которыми вы располагали, ваших приоритетов и обстоятельств,
которые возникли в течение дня. Чтобы лучше оценить свою ежедневную
продуктивность, уместнее будет вопрос «Правильно ли я сегодня потратил свое
время?», а не «Сделал ли я все, что запланировал?».
Не тратьте время на составление «идеального» плана. Идеального плана не
существует. Даже если бы имелся способ создать нечто подобное, основываясь на
известной вам информации, вам все равно не удалось бы учесть непредвиденные
события, а значит, и гарантировать его совершенство. Цель составления
грамотного расписания дня заключается в том, чтобы обеспечить достаточный
уровень ясности. Вам должно быть понятно, на чем сосредоточить свое внимание и
как расценивать новые возможности. Я рекомендую установить временные рамки на
организацию распорядка дня и недели. Чаще всего для составления плана на неделю
достаточно максимум часа. А планирование дня не должно превышать пятнадцати
минут, поскольку в этом случае вам не надо расставлять новые приоритеты,
достаточно отталкиваться от задач, которые вы поставили перед собой на неделю.
Представьте, что ваши планы — это карта. Планы на день, на неделю и даже на год
— это та карта, которая позволит вам найти правильное направление движения и
общее представление о дорогах, которые вы можете выбрать. Подобно тому, как при
отклонении от выбранного маршрута вы заглянете в карту, чтобы вернуться на
нужный путь и продолжить путешествие, план даст вам понять, как переработать
свой график в случае временной задержки. В течение дня я постоянно сверяюсь со своим
расписанием и вношу корректировки. При этом я говорю себе: «Так, учитывая
реальное время, ушедшее на данный пункт, или этот важный незапланированный
разговор, что мне сейчас нужно сделать в первую очередь?». Вы можете поступать
так же. Вместо того чтобы проверять электронную почту после внеплановой встречи
или звонка, обратитесь лучше к своему графику и при необходимости переместите
события в ежедневнике или переставьте пункты в списке задач, чтобы иметь более
ясное понимание, чем стоит заняться в первую очередь.
Ожидайте неожиданностей. Одно из важнейших преимуществ разумной организации
времени в том, что она дает возможность реагировать на неожиданные события, не
испытывая сильный стресс. При правильном планировании вы действуете
предусмотрительно и выполняете задачи раньше срока. В этом случае, даже если
произойдет нечто, требующее внесения изменений в ваш график, для вас это не
составит большой проблемы, поскольку вы планировали время с запасом. Если
действовать без разумного распорядка, работать вам придется в такой близости к
заданному сроку, что малейший сбой может повлечь серьезные неприятности. Для
того чтобы значительно снизить уровень стресса, поставьте перед собой задачу —
хотя бы один день в неделю (а лучше несколько) выполнять работу раньше срока.
Так вы сможете более гибко реагировать на неожиданные заминки и технические
неполадки.
Вас никто не экзаменует. Если ваши планы и точность их выполнения лежат в
основе вашей самооценки, вы рискуете потерять почву под ногами. Хотя я всей
душой верю в силу целеполагания и дисциплины, я также знаю, что жизнь
невозможно поставить под полный контроль. Нам нужно принять ее такой, какая она
есть. Если вы сокрушаетесь о том, что вы сделали или чего не сделали, задайте
себе два вопроса: «Что произошло?» и «Могу ли я поступить по-другому в
следующий раз?». Ответы на них помогут вам понять, какие решения предпринять в
будущем.
Будьте открыты для творчества. Мне очень понравились размышления,
которыми поделился со мной один из моих клиентов. С его разрешения я передаю
эти слова, так как мне кажется, что они прекрасно выражают взаимодействие
намерений и свободы: «На этой неделе я прекрасно провел время с мамой. Она
учила меня технике живописи маслом. Она рассказала, что некоторые художники
перед началом работы над картиной набрасывают на холст эскиз своего пейзажа.
При этом она подчеркнула, что эскиз этот временный, он не должен быть очень
детальным и художнику не стоит слишком строго его придерживаться, в противном
случае это плохо скажется непосредственно на спонтанности его работы и будет
мешать его творческим импульсам. Мне кажется, что этот урок можно отнести и к
управлению временем. Я начинаю снова открывать для себя, что по-настоящему
важно, какой я хочу видеть свою жизнь и как лучше реализовать себя. Спасибо вам
за то, что помогли мне понять: жизнь — это картина, которую я могу рисовать
так, как мне захочется».
В общем… расслабьтесь.
Дышите глубже. Раскройте паруса и управляйте ими сообразно течению и ветру.
Наша защищенность и уверенность лежит не в наших планах, а в нашем сердце.
Жизнь нам дана, чтобы жить и наслаждаться, а не просто чтобы поставить галочку
напротив каждого пункта из списка.
