Как выбрать важные и срочные задачи?

     

  Уважаемые читатели! В прошлый раз мы с вами познакомились с одним из самых простых и эффективных инструментов для ликвидации повседневного хаоса в делах, матрицей расстановки приоритетов, более известной как "Матрица Эйзенхауэра".

  В теории всё выглядит очень просто и легко. Всего-то нужно заполнить четыре клетки и выбрав важные и срочные задачи, приступить к их выполнению. 

       Однако при практическом применении, всегда возникает вопрос: "А как выбрать важные и срочные задачи?"

Предлагаю использовать четыре признака, которые позволяют отличить задачи важные и срочные от всех других.

Признак первый: «Правило большого плюса» - реализация действия даёт большой выигрыш для проекта, которым вы занимаетесь. В чём именно будет заключаться выигрыш – зависит от конкретного проекта.

Признак второй: «Правило большого минуса» - реализация конкретного мероприятия предотвращает или устраняет большую проблему. Выигрыша может и не будет, но будет блокировка проигрыша.

Признак третий: «Правило ключа» - совершение конкретного действия не даёт ни проигрыша, ни выигрыша, но оно запускает действия других людей или контрагентов (отправка факса, делегирование выполнение работы конкретному сотруднику и т.д.).

Признак четвёртый: «Правило ограниченности ресурса» - мероприятие можно реализовать только с помощью ограниченного ресурса, например, только с помощью сотрудника, обладающего уникальной квалификацией. Если данное мероприятие не будет проведено, то под угрозой оказывается выполнение проекта в целом. Такое мероприятие попадает в категорию «важные и срочные» и подлежит немедленному выполнению. 

Немедленное выполнение означает ближайший период планирования: день, неделя, месяц, квартал, год. Если вы составляете план на день, следовательно, данное мероприятие должно быть реализовано не позднее следующего дня. Если план на месяц, то в течение месяца и т.д.

С целью повышения уровня личной эффективности предлагаю вам выполнить несложное задание: запишите на стикерах, что вы делали в течение дня, недели, месяца, квартала, года. Одно дело – один стикер.

Распределите дела по срочности и важности. 

Проанализируйте и оцените:

• Сколько времени в неделю у вас занимают дела категории А, В, С, D?
• На что бы вы хотели тратить времени больше, а на что – меньше. Почему? 
• Что из срочных дел поддаётся планированию?
• От каких неважных дел вы бы могли отказаться?
• Почему до сих пор продолжаете их выполнять?          
• Какие поглотители времени вы выявили? 

Обсудите полученные результаты с вашим «ближним кругом». Проделав эту несложную работу, вы откроете для себя неисчерпаемый источник повышения личной эффективности.

   Если вы хотите познакомиться со всеми заметками посвящёнными тайм-менеджменту, то кликните по соответствующему ярлыку который находится под текстом в сером поле. 

P.S. Хотите задать вопрос, высказать восхищение, одобрение, критику, поделиться результатами выполнения заданий, обсудить заметку с автором, пишите мне лично по адресу: pokrovskiy@exct.ru (письмо можно отправить прямо внизу этой страницы или воспользоваться сервисом написать письмо автору, который находится справа от текста). Вы также можете оставить комментарии. Они всегда приветствуются и не редактируются.

      P.S.S. Если Вы считаете, что эта информация будет интересна кому-то из Ваших коллег, друзей или клиентов, может помочь ему в бизнесе и в жизни - пожалуйста, перешлите ему ссылку на данную заметку. Вы также можете рекомендовать эту заметку в социальных сетях, нажав на соответствующую кнопку.